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Das Kanzlei-Backoffice von ONE Legal unterstützt selbstständige Rechtsanwaltskanzleien bei Kommunikation, Organisation und administrativen Abläufen. Von der Erreichbarkeit über Akten- und Postorganisation bis zu Abrechnung und Forderungsmanagement entstehen verlässlichere Strukturen im Hintergrund.
Was bedeutet Kanzlei-Backoffice bei ONE Legal?
Das Kanzlei-Backoffice von ONE Legal übernimmt definierte administrative und organisatorische Aufgaben im Hintergrund der Partnerkanzlei. Im Mittelpunkt stehen Erreichbarkeit und Mandantenkommunikation, Akten- und Postmanagement sowie Abrechnung und Forderungsmanagement.
Das Ziel ist klar: Kapazität schaffen und Administration abgeben.
Drei operative Bereiche bilden den Kern des Backoffice.
Die Leistungen sind in drei Bausteine gegliedert. Sie können einzeln oder gemeinsam eingesetzt werden und werden durch gemeinsame Prozesse, Werkzeuge und Vertretungsstrukturen ergänzt.
Empfang & Erreichbarkeit
Telefonannahme im Kanzleinamen, Terminvereinbarung und -verwaltung, Statusauskünfte sowie Rückrufmanagement und Nachfassen.
Akten- & Postmanagement
Posteingang digitalisieren und zuordnen, Akten anlegen und auf Vollständigkeit prüfen, Fristen und Termine erfassen sowie Postausgang und Ablage organisieren.
Abrechnung & Forderungen
Rechnungsstellung nach RVG und Vereinbarung, Forderungsmanagement und Mahnwesen, Vorbereitung der Finanzbuchhaltung sowie Kennzahlen für die Kanzleiführung.
Das Backoffice wird durch gemeinsame Strukturen ergänzt.
Software & Lizenzen
Zum Backoffice gehören gebündelte Software- und Lizenzkosten.
Standardisierte Workflows
Standardisierte Workflows je Falltyp ergänzen die operativen Leistungen.
Urlaub & Krankheit
Das Konzept sieht eine Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Backoffice vor.
Reaktionszeiten
Verbindliche Reaktionszeiten sind Bestandteil der vorgesehenen Backoffice-Struktur.
Welche Aufgaben übernimmt das Kanzlei-Backoffice?
Das Kanzlei-Backoffice von ONE Legal umfasst Empfang und Erreichbarkeit, Akten- und Postmanagement sowie Abrechnung und Forderungsmanagement. Ergänzend sieht das Konzept standardisierte Workflows, Software- und Lizenzstrukturen, Vertretung bei Urlaub und Krankheit sowie verbindliche Reaktionszeiten vor.
Administration organisieren. Kapazität für anwaltliche Arbeit schaffen.
Erreichbarkeit organisieren. Kommunikation verlässlich strukturieren.
ONE Legal unterstützt die Partnerkanzlei bei der telefonischen Erreichbarkeit und der organisatorischen Mandantenkommunikation. Dazu gehören Telefonannahme im Kanzleinamen, Terminvereinbarung und -verwaltung, Statusauskünfte im vereinbarten Umfang sowie Rückrufmanagement und Nachfassen.
Mandantenkommunikation gehört zum Kanzleialltag. Sie muss deshalb organisatorisch verlässlich eingebunden werden.
Vier Aufgaben. Ein klarer Kommunikationsbereich.
Der Bereich bündelt wiederkehrende Kommunikationsaufgaben, die im täglichen Kanzleibetrieb organisatorisch bearbeitet werden können.
Telefonannahme im Kanzleinamen
Eingehende Telefonate werden im Namen der jeweiligen Partnerkanzlei angenommen.
Terminvereinbarung und -verwaltung
Termine werden im Rahmen der vereinbarten Backoffice-Prozesse koordiniert und verwaltet.
Statusauskünfte im vereinbarten Umfang
Statusinformationen können innerhalb des abgestimmten Aufgaben- und Informationsrahmens an Mandanten weitergegeben werden.
Rückrufmanagement und Nachfassen
Rückrufwünsche und vereinbarte Nachfassaufgaben werden im Backoffice organisatorisch begleitet.
Kommunikation wird dort bearbeitet, wo sie organisatorisch hingehört.
Der Empfang wird nicht nur erreichbar. Er wird strukturiert.
Welche Aufgaben übernimmt ONE Legal bei Empfang und Mandantenkommunikation?
ONE Legal übernimmt im Kanzlei-Backoffice die Telefonannahme im Kanzleinamen, Terminvereinbarung und -verwaltung, Statusauskünfte im vereinbarten Umfang sowie Rückrufmanagement und Nachfassen.
Erreichbarkeit organisieren. Administrative Kommunikation bündeln.
Dokumente organisieren. Abläufe nachvollziehbar strukturieren.
Das Akten- und Postmanagement von ONE Legal umfasst die Digitalisierung und Zuordnung des Posteingangs, die Aktenanlage und Vollständigkeitsprüfung, die Erfassung und Überwachung von Fristen und Terminen sowie Postausgang, Versand und Ablage.
Akten- und Postmanagement verbindet mehrere aufeinanderfolgende Arbeitsschritte. Informationen werden erfasst, zugeordnet, weitergeführt und dokumentiert.
& POST
Posteingang digitalisieren und zuordnen
Eingehende Post wird digitalisiert und dem vorgesehenen Vorgang beziehungsweise der entsprechenden Akte zugeordnet.
Aktenanlage und Vollständigkeitsprüfung
Akten werden angelegt und auf die vorgesehenen Bestandteile und vorhandenen Unterlagen geprüft.
Fristen und Termine erfassen und überwachen
Fristen und Termine werden innerhalb der vorgesehenen Backoffice-Prozesse erfasst und überwacht.
Postausgang, Versand und Ablage
Ausgehende Unterlagen werden im vorgesehenen Prozess für Versand und anschließende Ablage organisiert.
Vom Dokumenteneingang bis zur Ablage.
Post erfassen und zuordnen
Akte anlegen und prüfen
Fristen und Termine überwachen
Versand und Ablage organisieren
Aktenorganisation unterstützt die anwaltliche Bearbeitung.
Das Backoffice übernimmt die vorgesehenen organisatorischen Schritte rund um Post, Akten, Termine und Ablage. Die anwaltliche Bearbeitung des Mandats bleibt davon getrennt.
Welche Aufgaben übernimmt ONE Legal im Akten- und Postmanagement?
ONE Legal übernimmt im Kanzlei-Backoffice die Digitalisierung und Zuordnung des Posteingangs, die Aktenanlage und Vollständigkeitsprüfung, die Erfassung und Überwachung von Fristen und Terminen sowie Postausgang, Versand und Ablage.
Dokumente erfassen. Vorgänge strukturiert weiterführen.
Abrechnung organisieren. Forderungen strukturiert nachhalten.
Das Kanzlei-Backoffice von ONE Legal unterstützt bei der Rechnungsstellung nach RVG und Vereinbarung, beim Forderungsmanagement und Mahnwesen, bei der Vorbereitung der Finanzbuchhaltung sowie bei Kennzahlen für die Kanzleiführung.
Auch nach der anwaltlichen Bearbeitung entstehen wiederkehrende administrative Aufgaben. Abrechnung und Forderungen brauchen deshalb einen klar organisierten Prozess.
Vom Rechnungsprozess bis zur Vorbereitung der Kanzleisteuerung.
Der Bereich bündelt die organisatorischen Arbeitsschritte rund um Rechnungsstellung, offene Forderungen, Finanzbuchhaltung und Kanzleikennzahlen.
Rechnungen nach RVG und Vereinbarung
Die Rechnungsstellung wird auf Grundlage des RVG oder einer vereinbarten Vergütung organisatorisch umgesetzt.
Forderungsmanagement und Mahnwesen
Offene Forderungen werden innerhalb des vorgesehenen Prozesses nachgehalten und das Mahnwesen organisatorisch begleitet.
Vorbereitung der Finanzbuchhaltung
Die für die Finanzbuchhaltung vorgesehenen Unterlagen und Informationen werden im Backoffice vorbereitet.
Kennzahlen für die Kanzleiführung
Aufbereitete Kennzahlen ergänzen den Bereich und schaffen eine Grundlage für die unternehmerische Kanzleiführung.
Von der Rechnungsstellung bis zur Vorbereitung der Kanzleiführung.
Wiederkehrende Abrechnungsaufgaben werden systematisch bearbeitet.
Rechnungsstellung, Forderungsmanagement, Mahnwesen und die Vorbereitung der Finanzbuchhaltung sind wiederkehrende administrative Prozesse. Das Backoffice bündelt diese Aufgaben innerhalb einer gemeinsamen Struktur.
Welche Aufgaben übernimmt ONE Legal bei Abrechnung und Forderungsmanagement?
ONE Legal unterstützt Partnerkanzleien bei der Rechnungsstellung nach RVG und Vereinbarung, beim Forderungsmanagement und Mahnwesen, bei der Vorbereitung der Finanzbuchhaltung sowie bei Kennzahlen für die Kanzleiführung.
Rechnungen organisieren. Forderungen verlässlich nachhalten.
Operative Leistungen brauchen eine verlässliche Grundlage.
Das ONE-Legal-Backoffice wird durch gemeinsame Software- und Lizenzstrukturen, standardisierte Workflows, Vertretung bei Urlaub und Krankheit sowie verbindliche Reaktionszeiten ergänzt.
Empfang, Aktenmanagement und Abrechnung funktionieren nicht unabhängig voneinander. Sie benötigen gemeinsame Werkzeuge, Abläufe und organisatorische Absicherung.
Ein organisatorischer Rahmen für wiederkehrende Backoffice-Aufgaben.
Software & Lizenzen
Das Backoffice sieht gebündelte Software- und Lizenzstrukturen für die gemeinsamen Arbeitsprozesse vor.
Standardisierte Workflows
Wiederkehrende Aufgaben werden über standardisierte Workflows je Falltyp organisatorisch strukturiert.
Urlaub & Krankheit
Die Backoffice-Struktur sieht Vertretungsmöglichkeiten bei Urlaub und Krankheit vor.
Verbindliche Reaktionszeiten
Definierte Reaktionszeiten ergänzen die gemeinsame organisatorische Backoffice-Struktur.
Ein gemeinsamer Rahmen für die operativen Backoffice-Leistungen.
Backoffice-Prozesse sollen nicht an einer einzelnen Person hängen.
Gemeinsame Abläufe, Vertretungsstrukturen und definierte Reaktionszeiten schaffen einen organisatorischen Rahmen für die wiederkehrenden Aufgaben des Kanzlei-Backoffice.
Welche Infrastruktur ergänzt das Kanzlei-Backoffice von ONE Legal?
Das Backoffice wird durch gemeinsame Software- und Lizenzstrukturen, standardisierte Workflows je Falltyp, Vertretung bei Urlaub und Krankheit sowie verbindliche Reaktionszeiten ergänzt.
Prozesse verbinden. Organisation verlässlich absichern.
Weniger Administration. Mehr Raum für anwaltliche Arbeit.
Das Kanzlei-Backoffice bündelt wiederkehrende administrative Aufgaben und schafft klarere Abläufe im Hintergrund. Dadurch soll die Partnerkanzlei im Alltag entlastet werden, ohne ihre Eigenständigkeit aufzugeben.
Der Unterschied liegt nicht in einer einzelnen Backoffice-Aufgabe. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Entlastung, Verlässlichkeit und Vertretungsfähigkeit.
Wiederkehrende Organisation bindet Aufmerksamkeit.
Telefonate, Termine, Aktenorganisation, Post und Abrechnung gehören zum laufenden Kanzleibetrieb und müssen zuverlässig organisiert werden.
Weniger Verwaltungsaufwand
Wiederkehrende administrative Aufgaben werden innerhalb der vereinbarten Backoffice-Struktur übernommen und gebündelt.
Verlässlichere Kommunikation
Telefonannahme, Terminorganisation, Rückrufe und abgestimmte Statusauskünfte werden in klar definierte Abläufe eingebunden.
Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
Standardisierte Abläufe und vorgesehene Vertretungsstrukturen unterstützen dabei, Backoffice-Aufgaben organisatorisch breiter abzusichern.
Administrative Aufgaben im Hintergrund. Anwaltliche Arbeit im Vordergrund.
Das Backoffice verändert vor allem die organisatorische Seite der Kanzlei.
Was verändert sich durch ein zentrales Kanzlei-Backoffice?
Das Backoffice von ONE Legal soll den Verwaltungsaufwand der Partnerkanzlei reduzieren, die organisatorische Mandantenkommunikation verlässlicher strukturieren und die Abhängigkeit von einzelnen Personen im Backoffice verringern.
Administration entlasten. Kanzleialltag verlässlicher organisieren.
Backoffice ist kein isolierter Baustein.
Kanzleientwicklung, Kanzlei-Backoffice und Kanzleimarketing werden bei ONE Legal gemeinsam betrachtet. Die drei Säulen sollen sich im gleichen Takt entwickeln, damit fachliche Entwicklung, organisatorische Kapazität und Nachfrage zueinander passen.
Das Backoffice steht zwischen Kanzleientwicklung und Marketing. Es schafft die organisatorische Kapazität, die für weiteres Wachstum erforderlich ist.
Fachliche und unternehmerische Entwicklung
Kanzleientwicklung stärkt Spezialisierung, Qualitätsstandards und die unternehmerischen Strukturen der Kanzlei.
Kapazität schaffen und Administration abgeben
Das Backoffice bündelt Kommunikation, Organisation und administrative Abläufe und unterstützt damit den laufenden Kanzleibetrieb.
Sichtbarkeit und passende Nachfrage entwickeln
Kanzleimarketing entwickelt die Sichtbarkeit der Partnerkanzlei und unterstützt dabei, passende Mandatsanfragen zu erzeugen.
Neue Nachfrage sollte zur vorhandenen Kanzleistruktur passen.
Im ONE-Legal-Konzept wird Marketing nicht unabhängig vom Backoffice betrachtet. Zusätzliche Nachfrage soll mit den organisatorischen Kapazitäten und der fachlichen Entwicklung der Kanzlei abgestimmt werden.
Der Ausbaupfad wird für alle drei Säulen gemeinsam festgelegt.
Damit werden Kanzleientwicklung, Backoffice und Marketing nicht als voneinander getrennte Einzelmaßnahmen betrachtet.
Entwicklung und Nachfrage mit der verfügbaren Kapazität abstimmen.
Drei Säulen. Gemeinsam entwickelt.
Kanzleientwicklung, Backoffice und Marketing werden nicht unabhängig voneinander betrachtet. Die drei Bereiche sollen aufeinander abgestimmt weiterentwickelt werden.
Fachliche und unternehmerische Entwicklung
Spezialisierung, Qualitätsstandards und unternehmerische Kanzleistrukturen werden weiterentwickelt.
Kapazität schaffen und Administration abgeben
Kommunikation, Organisation und administrative Abläufe werden im Backoffice gebündelt und organisatorisch unterstützt.
Sichtbarkeit und passende Nachfrage entwickeln
Marketing stärkt die Sichtbarkeit der Kanzlei und unterstützt bei der Entwicklung passender Mandatsanfragen.
Die drei Säulen werden im gleichen Takt ausgebaut.
Nachfrage und Kapazität müssen zusammenpassen.
Im ONE-Legal-Modell wird zusätzliche Nachfrage nicht losgelöst vom Kanzlei-Backoffice und von der Kanzleientwicklung betrachtet. Die drei Bereiche werden aufeinander abgestimmt weiterentwickelt.
Nicht eine Säule maximieren. Das Gesamtsystem entwickeln.
Kanzleientwicklung schafft fachliche und unternehmerische Grundlagen. Das Backoffice unterstützt die organisatorische Kapazität. Marketing entwickelt darauf abgestimmt Sichtbarkeit und Nachfrage.
Das Backoffice verbindet Entwicklung mit zusätzlicher Nachfrage.
Die Kanzlei entwickelt ihre Strukturen.
Fachliche Ausrichtung und unternehmerische Kanzleistrukturen bilden einen Teil des gemeinsamen Ausbaupfads.
Das Backoffice unterstützt den Kanzleialltag.
Administrative Aufgaben werden gebündelt, damit die organisatorische Struktur mit der weiteren Entwicklung mitwachsen kann.
Marketing wird darauf abgestimmt entwickelt.
Sichtbarkeit und zusätzliche Nachfrage werden nicht unabhängig von der vorhandenen Kanzleistruktur betrachtet.
Kapazität wird nicht nachträglich ergänzt. Sie wird Teil der gemeinsamen Entwicklung.
Die drei Säulen werden nicht getrennt voneinander entwickelt.
Fragen zum Backoffice. Klar beantwortet.
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten zu Leistungsumfang, Organisation und den einzelnen Bausteinen des Kanzlei-Backoffice von ONE Legal.
01 Was übernimmt das Kanzlei-Backoffice von ONE Legal?
Das Kanzlei-Backoffice unterstützt bei Mandantenkommunikation und Erreichbarkeit, Akten- und Postmanagement sowie bei Abrechnung und Forderungsmanagement.
02 Müssen alle Backoffice-Bausteine gemeinsam genutzt werden?
Nein. Die drei Bausteine Empfang und Erreichbarkeit, Akten- und Postmanagement sowie Abrechnung und Forderungen können einzeln oder gemeinsam gewählt werden.
03 Welche Aufgaben gehören zu Empfang und Mandantenkommunikation?
Dazu gehören die Telefonannahme im Kanzleinamen, Terminvereinbarung und -verwaltung, Statusauskünfte im vereinbarten Umfang sowie Rückrufmanagement und Nachfassen.
04 Was umfasst das Akten- und Postmanagement?
Zum vorgesehenen Leistungsumfang gehören die Digitalisierung und Zuordnung des Posteingangs, Aktenanlage und Vollständigkeitsprüfung, die Erfassung und Überwachung von Fristen und Terminen sowie Postausgang, Versand und Ablage.
05 Welche Aufgaben übernimmt ONE Legal bei Abrechnung und Forderungen?
Der Bereich umfasst die Rechnungsstellung nach RVG und Vereinbarung, Forderungsmanagement und Mahnwesen, die Vorbereitung der Finanzbuchhaltung sowie Kennzahlen für die Kanzleiführung.
06 Welche organisatorische Infrastruktur gehört zum Backoffice?
Ergänzend zu den drei operativen Bausteinen sind gebündelte Software- und Lizenzstrukturen, standardisierte Workflows je Falltyp, Vertretung bei Urlaub und Krankheit sowie verbindliche Reaktionszeiten vorgesehen.
Im Kennenlerngespräch klären wir, welche Unterstützung zu Ihrer Kanzlei passt.
Selbstständig. Aber nicht allein.
Wenn Sie administrative Aufgaben Ihrer Kanzlei strukturiert abgeben möchten, lernen wir zunächst Ihre Kanzlei, Ihre Arbeitsweise und den gewünschten Unterstützungsumfang kennen.